Compartir y organizar macros y texto rápido en carpetas

El seguimiento de muchas macros y texto rápido puede ser difícil, por lo que facilitamos la tarea de organizar estas herramientas de ahorro de tiempo en grupos lógicos. Cuando activa carpetas para macros y texto rápido, también permite a los usuarios compartirlos con otras personas. Anteriormente, solo podía compartir macros y texto rápido en Salesforce Classic.

Dónde: Este cambio se aplica a Lightning Experience en Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition y Developer Edition. Las carpetas para macros y texto rápido no son compatibles en Essentials.

Quién: Para crear una carpeta para macros o texto rápido, un usuario necesita el permiso Crear en el objeto. Para compartir una carpeta para macros y texto rápido, un usuario debe ser el propietario de la carpeta p tener el acceso Gestionar en la carpeta. Los administradores y otros usuarios con el permiso Modificar todo en el objeto de macros o texto rápido, también pueden gestionar carpetas.

Por qué: Las carpetas ayudan a difundir la productividad. Supongamos que un usuario es una lumbrera en macros y creó una serie para trabajar con casos acerca de un producto concreto. Ese usuario puede compartir esas macros con otros utilizando una carpeta: ¡ahora todos sus agentes son asistentes de macro!

Ésto es lo que los usuarios pueden hacer en los navegadores actualizados. Crear elementos justo en la utilidad o el navegador (1). Cambiar la vista para ver todas las carpetas o los elementos recientes (2). Navegar utilizando las rutas de exploración de la carpeta en la parte inferior (3).

Captura de pantalla de la utilidad de macro. Captura de pantalla del examinador de texto rápido

Cuando las carpetas están activadas para macros y texto rápido, la página de inicio del objeto muestra una vista de carpeta en vez de una vista de lista. Los usuarios pueden ver todas las carpetas, solo las que crearon o las que se compartieron con ellos (1). Para compartir una carpeta, utilice el menú desplegable junto a la carpeta y haga clic en Compartir (2). Captura de pantalla de la página de inicio de la carpeta de texto rápido con llamadas.

Los usuarios pueden crear hasta 3 subcarpetas en una carpeta, y las subcarpetas pueden incluir una combinación de carpetas o elementos individuales. Sin embargo, solo puede compartir la carpeta del primer nivel, denominada la carpeta raíz. Las subcarpetas no se pueden compartir.

Cómo: Active carpetas para macros y texto rápido en las páginas Configuración de macro y Configuración de texto rápido en Configuración. Tras activar carpetas, la utilidad de macro y el navegador de texto rápido se actualizan.

Captura de pantalla de la página Configuración de macro. Captura de pantalla de la página Configuración de texto rápido.
Importante

Importante

La configuración de colaboración en carpetas sustituye la configuración de colaboración en elementos individuales. Si compartió macros y texto rápido en Salesforce Classic, esos parámetros se ignoran tras activar esta preferencia. Tras activar esta preferencia, le recomendamos mover elementos existentes en carpetas y compartir esas carpetas con sus usuarios. Si un elemento no está en una carpeta, solo el propietario, el creador y el administrador tienen acceso. Si decide desactivar esta preferencia más adelante, se ignora la colaboración de carpetas y se aplica la configuración de colaboración individual.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando active carpetas.
  • Para nuevas organizaciones, el campo Carpeta se agrega a los formatos de página de macro y texto rápido de forma predeterminada. Para organizaciones creadas antes de Winter ’19, agregue el campo Carpeta a estos formatos manualmente.
  • Para crear y gestionar texto rápido y macros, proporcione a sus usuarios permiso crear, modificar y eliminar en los objetos de texto rápido y macros utilizando un conjunto de permisos o a través de su perfil.
  • Recomendamos que no utilice la vista divididas para macros y texto rápido. Después de activar las carpetas, la vista dividida muestra la vista de lista de carpetas, que no está optimizada para la vista dividida.
  • Puede utilizar la API para configurar y gestionar sus carpetas de macros y texto rápido, justo como hace para reportes y tableros. Consulte la Referencia de recurso de API de carpetas de Analytics.